Governance e Codice Etico

Nello svolgimento delle proprie attività quotidiane, i Destinatari devono agire con diligenza, integrità morale e correttezza, utilizzando al meglio gli strumenti in loro possesso. 

In particolare, i dipendenti che si trovino in una situazione di conflitto d’interesse personale, finanziario, familiare o di altra natura, anche solo potenziale, dovranno prontamente informare i propri Responsabili, astenendosi, per il proseguo, da qualsiasi atto pregiudizievole per gli interessi della Società, ovvero suscettibile di causare conflitto di interessi.

Il miglioramento continuo è frutto soprattutto di una cooperazione responsabile, che si potrà realizzare attraverso un lavoro efficiente e produttivo, svolto mantenendo e sviluppando un clima aziendale di piena collaborazione, condivisione degli obiettivi, rispetto della dignità altrui.
Chiunque rivesta il ruolo di responsabile o dirigente deve rappresentare un esempio, fornire leadership e guidare in conformità ai principi contenuti nel Codice Etico; con il suo comportamento, deve inoltre dimostrare ai colleghi che il rispetto del Codice Etico è una esigenza fondamentale per il lavoro di tutti e per il raggiungimento dei risultati di business.

Gruppo ECP S.r.l. Società Benefit riconosce fondamentale rilievo, al valore della professionalità e conseguentemente richiede ai Destinatari di operare sempre con la professionalità ed il grado di diligenza richiesto dalla natura dei compiti affidati e dalle funzioni esercitate, adoperando il massimo impegno nel conseguimento degli obiettivi assegnati.

I rapporti di Gruppo ECP S.r.l. Società Benefit nei confronti delle istituzioni pubbliche nazionali e comunitarie («Istituzioni»), nonché nei confronti di pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, ovvero organi, rappresentanti, mandatari, esponenti, membri, dipendenti, consulenti, incaricati di pubbliche funzioni o servizi, di pubbliche istituzioni, di pubbliche amministrazioni, di enti pubblici, anche economici, di enti o società pubbliche di carattere locale o nazionale («Pubblici Funzionari») sono intrattenuti dall’Amministratore Unico e da ciascun Dipendente, quale che sia la funzione o l’incarico, o, se del caso, da ciascun Collaboratore, nel rispetto della normativa vigente, dei principi definiti nel presente Codice Etico nonché delle procedure aziendali, sulla base dei criteri generali di correttezza e di lealtà.

Gruppo ECP S.r.l. Società Benefit, qualora lo ritenga opportuno, può sostenere programmi di enti pubblici intesi a realizzare utilità e benefici per la collettività, nonché le attività di fondazioni e associazioni, sempre nel rispetto della normativa vigente, dei principi definiti nel presente Codice Etico nonché delle procedure aziendali.

Nei rapporti con clienti, fornitori, istituzioni politiche, Pubblica Amministrazione e, in generale, con i terzi i Destinatari non dovranno promettere, accettare o offrire regali, omaggi, benefici (sia diretti che indiretti) e atti di cortesia o di ospitalità che abbiano qualità o valore eccedente le normali pratiche commerciali, gli usi locali e l’ordinaria cortesia o, comunque, che siano diretti ad acquisire trattamenti di favore, o altri vantaggi indebiti, in riferimento alle operazioni aziendali riconducibili a Gruppo ECP S.r.l. Società Benefit.

Qualora regali, omaggi, benefici o atti di cortesia od ospitalità siano offerti o promessi ai Destinatari, questi dovranno informare senza ritardo l’Amministratore Unico che deciderà sulla ammissibilità di quanto offerto o promesso.

I Destinatari non dovranno offrire o promettere – e se richiesti in tal senso dovranno senza ritardo comunicare la circostanza All’Amministratore Unico – a clienti, istituzioni politiche, Pubbliche Amministrazioni e, in generale, a terzi regali, omaggi, benefici (sia diretti che indiretti) e atti di cortesia o di ospitalità che eccedano i limiti, o abbiano le caratteristiche, sopra indicati.

L’impresa non eroga contributi, vantaggi o altre utilità ai partiti politici e alle organizzazioni sindacali dei lavoratori, né a loro rappresentanti, se non nel rispetto della normativa applicabile.

Gruppo ECP S.r.l. Società Benefit nei rapporti di affari si ispira ai principi di buona fede, lealtà, correttezza, trasparenza, efficienza ed apertura al mercato.

Nei rapporti con la clientela e la committenza la Società assicura correttezza e chiarezza nelle trattative commerciali e nell’assunzione dei vincoli contrattuali.

Nel partecipare alle gare di appalto la Società valuta attentamente la congruità e l’eseguibilità delle prestazioni richieste, con particolare riguardo alle condizioni tecniche ed economiche. 

Agire con integrità nei confronti dei clienti significa impostare e sviluppare il rapporto sulla base della qualità dei prodotti e dei servizi, offrendo soluzioni competitive ed affidabili e creando un clima di fiducia e rispetto degli impegni presi.

I collaboratori deputati a gestire il rapporto col cliente dovranno:

• favorire un rapporto basato sulla fiducia, sullo scambio di informazioni, sulla trasparenza e sulla correttezza professionale;
• promuovere la diffusione di informazioni chiare, complete e conformi alle normative vigenti;
• seguire una politica intesa a fornire ai clienti un’assistenza basata sul rapporto personalizzato con la Società.

Agire con integrità nei confronti dei fornitori significa che la scelta di un partner nell’ambito di un prodotto o di un servizio, avvenga in base a criteri quali la qualità, l’affidabilità e un corretto equilibrio tra la prestazione e il prezzo.

Gruppo ECP S.r.l. Società Benefit si avvale di fornitori / appaltatori che:

• operino in conformità delle normative vigente e delle regole previste in questo Codice Etico.
• Rispettino i principi della concorrenza leale assolvendo in modo puntuale a tutti gli adempimenti fiscali connessi alla loro attività così come previsto dalle leggi imperative.

Nell’ambito delle relazioni con i fornitori / appaltatori i Destinatari sono tenuti: 

• ad operare nel rispetto della normativa vigente;
• ad adottare un comportamento trasparente improntata all’efficienza e ad una comunicazione accurata.

I fornitori più significativi in termini di commesse affidate, devono essere previamente qualificati e devono sottoscrivere un lettera/dichiarazione di obbligo al rispetto del codice etico per ciò che attiene i temi della Salute e Sicurezza sui Luoghi di Lavoro, rispetto dell’Ambiente e puntuale adempimento delle obbligazioni di natura fiscale. Inoltre, i fornitori più significativi in termini di commesse affidate/volume di affari dovranno certificare periodicamente all’avvenuto pagamento delle loro fatture da parte di Gruppo ECP S.r.l. Società Benefit l’esatto e puntuale assolvimento di tutte le imposte, dirette ed indirette, e delle ritenute sui redditi da lavoro dipendente per le prestazioni connesse alle commesse eseguite e relative fatture pagate da Gruppo ECP S.r.l. Società Benefit.In caso di subappalto, il fornitore che appalta l’attività a lui assegnata, dovrà garantire a Gruppo ECP S.r.l. Società Benefit che anche il subappaltante incaricato rispetti le prescrizioni di cui sopra.

Il mancato recepimento delle suddette certificazioni dovrà tassativamente comportare la sospensione delle attività in attesa di regolarizzo della situazione da parte del fornitore.

Agire con integrità nei confronti dei nostri Dipendenti / Collaboratori vuol dire riconoscere che essi rappresentano la nostra risorsa più preziosa. Gruppo ECP S.r.l. Società Benefit valuta il contributo di ogni singolo Dipendente / Collaboratore e si impegna a trattare ognuno di loro con il dovuto rispetto, in particolare:

• Evitando ogni tipo di discriminazione sessista, raziale, religiosa nella fase di selezione del personale;
• Adottando tutte le misure di verifica della documentazione relativa al processo di assunzione con speciale attenzione all’impiego di cittadini di paesi terzi in ordine al permesso di soggiorno;
• mantenendo la riservatezza su documenti e informazioni dei collaboratori nel rispetto delle leggi sulla privacy;
• operando costantemente con l’animo di creare un ambiente lavorativo privo di qualsiasi forma di discriminazione di razza, etnia, sesso, credo politico e religioso, età, preferenza sessuale
• offrendo pari opportunità a tutti i collaboratori in relazione all’assunzione, alla retribuzione, alla formazione, alle promozioni e ad altre condizioni di impiego

Ogni Dipendente / Collaboratore è tenuto:

• ad adottare le migliori soluzioni per non deperire i luoghi di lavoro e di ritrovo, evitando usi impropri che possano causare costi indebiti, danni o riduzione di efficienza.
• ad operare, al fine di ridurre il rischio di danneggiamenti o altre minacce ai beni assegnati o presenti in azienda, informando in modo tempestivo le funzioni preposte in caso di situazioni anomale.

Gruppo ECP S.r.l. Società Benefit pone in essere le misure necessarie per la tutela della salute e della integrità fisica dei propri Dipendenti / Collaboratori, adottando modelli di organizzazione aziendale impostati sul costante miglioramento della sicurezza dei luoghi di lavoro.

Gruppo ECP S.r.l. Società Benefit si adegua inoltre alle vigenti normative in materia di sicurezza ed igiene del lavoro. Ciascun destinatario è tenuto a porre la massima attenzione nello svolgimento della propria attività, osservando strettamente tutte le misure di sicurezza e di prevenzione, al fine di scongiurare ogni possibile rischio per sé, per i propri colleghi e collaboratori e per l’intera collettività.

Per dare attuazione alla propria politica di sicurezza sui luoghi di lavoro, Gruppo ECP S.r.l. Società Benefit cura la formazione e la sensibilizzazione del proprio management e di tutto il personale rispetto alle tematiche della sicurezza.

Gruppo ECP S.r.l. Società Benefit, si adegua inoltre alle vigenti normative in materia di tutela dell’ambiente e consapevole delle esigenze di rispettare e salvaguardare l’ambiente, delega l’attività di smaltimento dei rifiuti pericolosi o nocivi a una società esterna, dotata di competenze specifiche.

Gruppo ECP S.r.l. Società Benefit esercita la propria attività nel pieno rispetto delle disposizioni valutarie e delle normative antiriciclaggio vigenti nei Paesi in cui opera e delle disposizioni emanate dalle competenti Autorità.

A tal fine i Destinatari devono evitare di porre in essere operazioni sospette sotto il profilo della correttezza e della trasparenza. In particolare, i Destinatari si impegnano a verificare in via preventiva le informazioni disponibili relative alle controparti commerciali al fine di verificare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività; gli stessi si impegnano altresì ad operare in maniera tale da evitare implicazioni in operazioni anche potenzialmente idonee a favorire il riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali, agendo nel pieno rispetto della vigente normativa in tema di antiriciclaggio.

Ciascun Destinatario deve conservare adeguata documentazione delle attività svolte, al fine di consentirne la tracciabilità e la verificabilità.

Le informazioni in possesso dei Destinatari in relazione al rapporto di lavoro e di collaborazione sono di proprietà della Società.

Per informazioni di proprietà della Società si intendono:

• dati personali di Destinatari e di terzi. È considerato «dato personale» qualsiasi informazione relativa a persona fisica o giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso il codice identificativo personale;
• informazioni riservate. E’ considerata «informazione riservata» qualunque notizia inerente la Società di natura confidenziale, che, se divulgata in maniera non autorizzata o involontaria, potrebbe causare danni alla Società. È, a titolo esemplificativo, da considerarsi riservata la conoscenza di un progetto, una proposta, un’iniziativa, una trattativa, un’intesa, un impegno, un accordo, un fatto o un atto, anche se futuro o incerto, attinente la sfera di attività di Gruppo ECP S.r.l. Società Benefit, che non sia di dominio pubblico.

La Società garantisce, in conformità alle disposizioni di legge, la riservatezza delle informazioni in proprio possesso, sia proprie che di Clienti, e richiede a tutti i Destinatari l’utilizzo delle stesse per scopi esclusivamente connessi all’esercizio delle attività professionali.

La trasparenza contabile si fonda sulla veridicità, accuratezza, completezza ed affidabilità della documentazione dei fatti gestionali e delle relative rilevazioni contabili.

Le attività e le azioni svolte dai Destinatari nell’ambito della propria attività lavorativa dovranno essere documentate in conformità alle norme di legge applicabili, per il tramite di documentazione accurata, completa ed affidabile e, se richiesto dalla normativa e dai principi contabili applicabili, dovranno essere correttamente e tempestivamente rappresentate nella contabilità.

Tale documentazione deve essere tale da consentire, in occasione dell’effettuazione di controlli, l’individuazione delle caratteristiche e delle motivazioni dell’operazione nonché dei soggetti che hanno, rispettivamente, autorizzato ed eseguito e/o rilevato l’operazione.

La trasparenza contabile si fonda sulla veridicità, accuratezza, completezza ed affidabilità della documentazione dei fatti gestionali e delle relative rilevazioni contabili.

Le attività e le azioni svolte dai Destinatari nell’ambito della propria attività lavorativa dovranno essere documentate in conformità alle norme di legge applicabili, per il tramite di documentazione accurata, completa ed affidabile e, se richiesto dalla normativa e dai principi contabili applicabili, dovranno essere correttamente e tempestivamente rappresentate nella contabilità.

Tale documentazione deve essere tale da consentire, in occasione dell’effettuazione di controlli, l’individuazione delle caratteristiche e delle motivazioni dell’operazione nonché dei soggetti che hanno, rispettivamente, autorizzato ed eseguito e/o rilevato l’operazione.